Чи змінює коронавірус спосіб обробки платежів у логістичній галузі?

Якщо дата платежу за рахунком-фактурою пройшла, послуга міжнародного збору заборгованості може допомогти клієнтам отримати їхні гроші. Рівень успішності складає приблизно 86 відсотків усіх справ. В інтерв’ю юрист TIMOCOM Александер Обель, голова відділу збору заборгованості, ділиться секретом успіху послуги. Він також дає зазирнути в поточну практику платежів у логістичній галузі й дає поради щодо того, що потрібно мати на увазі, обробляючи платежі.

Пане Обелє, можете описати для нас вашу роботу?
Я керую юридичним відділом тут, у TIMOCOM, зокрема послугою збору заборгованості. По суті, ми допомагаємо вирішувати проблеми, що виникають між клієнтами, і працюємо з юридичними питаннями компанії.

 

Коли ви вже зауважили, що робить послугу збору заборгованості TIMOCOM такою особливою?
Той факт, що ми в змозі швидко працювати із заборгованістю, виступаючи в якості нейтрального посередника для всіх сторін. Якщо договірні сторони не можуть порозумітися, особливо коли вони з різних країн і говорять різними мовами, ми допомагаємо, щоб вони могли професійно реагувати одна на одну на ринку завтрашнього дня. Наші клієнти щасливі, бо знають, що на їхньому боці партнер, вартий довіри, який допоможе подолати будь-які перешкоди.

 

Які саме перешкоди?
З досвіду можу сказати, що проблеми не завжди мають юридичний характер. Часто це просто труднощі спілкування.  У таких випадках наша команда міжнародних співробітників має змогу допомогти, спілкуючись 27 мовами. Ми спеціалізуємося на логістиці й транспортній галузі, тож можемо перейти відразу до суті з нашими клієнтами й негайно розпочати працювати над вирішення проблеми. Послуга збору заборгованості стає в нагоді, коли боржник не реагує, а спілкування сходить нанівець.  Для цього ми використовуємо надані документи, щоб розібратися в справі й відповісти на будь-які відкриті питання.

 

Як змінилася економічна ситуація для багатьох транспортних компаній з огляду на кризу через коронавірус?
З одного боку, ми бачимо, що різні галузі по-різному реагують на ситуацію. Ринок змінюється. На деякі товари високий попит, а інші взагалі не купують. Транспортні компанії й експедитори, які звикли обслуговувати широку клієнтську базу, були змушені повністю видалити деякі галузі зі своїх клієнтів. З іншого боку, на транспортні компанії, що доставляють харчові продукти, туалетний папір, а нещодавно й вакцину, наразі великий попит. На початку кризи щонайменше деякі транспортні компанії були змушені значно зменшити свої витрати, наприклад, вивести автопарк з експлуатації або скоротити деяким своїм співробітникам часи роботи. Час покаже, чи достатньо буде урядових програм допомоги для підтримки компаній, які часто мають дуже незначну маржу, хоча, звичайно, кожна компанія має свою власну унікальну структуру витрат.

 

Чи змінила поточна ситуація практику платежів у логістичній галузі?
Ринок став дуже обережним. Гравці логістичної галузі більше не хочуть сплачувати за послуги наперед, як це було до кризи. Раніше постачальник послуг, що виконував кілька перевезень для компанії, одночасно відправляв рахунки за ці перевезення. Якщо платіж затримувався, тоді й рахунки-фактури разом направлялися у відділ збору заборгованості для обробки.

Але COVID-19 змінив цю схему. Постачальники послуг більше не готові чекати, коли мине строк оплати, вони більше налаштовані надсилати поодинокі несплачені рахунки-фактури для збору заборгованості. Однак загалом ми спостерігаємо тенденцію до збільшення вчасної оплати рахунків-фактур, що сприяє економічній життєздатності будь-якої компанії.

 

Що транспортні й логістичні компанії мають вдосконалити, щоб оптимізувати свої транспортні процеси й підвищити прибутки?
Деяких проблем можна уникнути із самого початку. Транспортні процеси часто залишаються усе ще аналоговими. Це означає, що існує більше можливості для помилки під час їхнього виконання.

Товари потрібно транспортувати з точки А в точку Б. Цей процес неможливо перевести в режим онлайн, проте існує багато інших супутніх завдань, які можна вдосконалити таким чином. Наприклад, підтвердження накладних, що товари доставлено. Це початок процесу, який забирає багато часу й дуже ймовірно веде до помилок, особливо коли доставки віддаються підрядникам чотири–п’ять разів. Доставка підтверджується в коносаменті, а доказ цього переходить до наступної людини — і так на кожному кроку в транспортному ланцюгу. Класична транспортна накладна має чотири копії, і це головний доказ того, що перевезення виконано, отже й контракт також. Через це всі сторони, задіяні в транспортуванні товарів, хочуть мати оригінальну копію коносаменту.

Проте цей доказ доставки дуже рідко надсилається замовнику транспорту відразу після доставки, бо він залишається у вантажівці, яка часто здійснює чисельні послідовні доставки перед тим, як повернутися на базу. Це означає, що квитанції, необхідні для оплати рахунку, затримуються із самого початку, а це в свою чергу затримує платіж за замовлення. Коли замовлення обробляють таким чином, існує додатковий ризик, що коносаменти будуть передані транспортній компанії неправильно. Якщо оригінал документа загубиться на пошті, може бути складно підтвердити, що робота була виконана. Часто копії не приймають як спосіб відстеження доставки, а це веде до непростого обміну повідомленнями між замовником транспорту і постачальником послуги, що може викликати труднощі. Однак цифрова версія документу полегшує справу.

 

З огляду на поточну ситуацію як діджиталізація може допомогти логістичній галузі?
Перехід на електронний документообіг зараз особливо може стати в нагоді, бо за поточних умов багато людей працює з дому, а офіси залишаються порожніми. Це ще більше ускладнює обмін паперовою документацією. Натомість, цифровий документообіг швидкий і легкий в обробці. У Німеччині немає юридичних перешкод, які б забороняли електронні докази доставки. Багато хто не знає, що тут відсканований або скопійований документ вважається достатнім доказом у суді. А транспортні документи зазвичай усе одно мають цифрову форму для цілей оподаткування.

 

Тож компанії можуть просто перевести в цифровий формат свої документи до початку транспортного процесу?
Питання, на яке замовники транспорту хочуть мати відповідь, — це чи доїхали їхні товари цілі й неушкоджені. Немає ніякої причини, з якої відсканований документ не відповідав би на це питання. Моя порада: перевірте, чи можна оцифрувати ваші процеси, і якщо так, погодьтеся зробити це із самого початку. Електронна комунікація може знадобитися для вирішення будь-яких відкритих питань, забезпечить легкість у спілкуванні й встановленні строків платежу. Якщо це справді необхідно, оригінали документів можуть бути надіслані поштою трохи пізніше. З обох сторін має існувати розуміння й ціль зробити платіж якомога простішим. Це зберігає час, гроші й зусилля.

Гадаю, що COVID пришвидшить використання електронних засобів обробки транспортних процесів. До того ж, так багато логістичних процесів, які з легкістю можна виконувати в цифровий спосіб. Сюди входять і процеси здійснення платежів.

 

Маєте несплачені рахунки-фактури? Скористайтеся послугою збору заборгованості TIMOCOM! Це простий процес в режимі онлайн, а ще ви можете розрахувати вартість заздалегідь, скориставшись нашим калькулятором комісії.

Потрібна підтримка в управлінні дебіторською заборгованістю?

 

Вас також може зацікавити:

Історія успіху збору заборгованості: Компанія «Mega Pol Trans» користується міжнародною послугою збору заборгованості TIMOCOM

Наскільки важливі цифрові мережі для майбутнього логістики?

Як спланувати транспорт на замовлення, керований даними, для продуктів, які ви виробляєте